Hurtownia internetowa to platforma do obsługi sprzedaży między firmami (B2B). Ważną rolę odgrywa w niej możliwość indywidualnego dopasowania warunków handlowych do poszczególnych klientów oraz integracja z systemami magazynowymi i księgowymi.
Przedstawiamy funkcjonalności, które uważamy że stanowią podstawę sprawnego działania nowoczesnej hurtowni internetowej.
Integracja z ERP, systemem księgowym i stanami magazynowymi
Hurtownia internetowa zazwyczaj nie funkcjonuje jako odrębne narzędzie, lecz jako element większego ekosystemu obejmującego sprzedaż, magazyn, logistykę i księgowość. Dlatego istotne znaczenie ma sprawna integracja oraz stała synchronizacja danych pomiędzy wszystkimi systemami.
Integracja obejmuje wymianę danych pomiędzy sklepem, magazynem i księgowością, zarówno w czasie rzeczywistym, jak i cyklicznie.
Dotyczy to m.in.:
- stanów magazynowych i rezerwacji produktów
- zamówień oraz ich statusów
- danych klientów i przypisanych warunków handlowych
- dokumentów sprzedażowych, np. faktur
- cenników i rabatów przypisanych do kontrahentów
Integracja ERP i magazynu jest bardzo ważna dla prawidłowego działania hurtowni internetowej, ponieważ zapewnia zgodność danych w systemach i zmniejsza ryzyko błędów, np. sprzedaży produktu, którego nie ma na stanie.
Ceny netto i brutto
W zależności od branży oraz rodzaju klientów ważne jest zapewnienie elastyczności w prezentacji cen netto i brutto.
System powinien umożliwiać:
- przełączanie widoku cen netto/brutto
- przypisywanie domyślnego sposobu prezentacji dla klienta
- uwzględnianie różnych stawek VAT
Możliwość rezerwacji towaru na określony czas
Integracja sklepu z hurtownią powinna pozwalać również na rezerwację stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. W praktyce oznacza to, że po złożeniu zamówienia system może czasowo zablokować dostępność towaru w hurtowni, np. do momentu zaksięgowania płatności w sklepie internetowym (przy płatności przelewem). Po potwierdzeniu wpłaty rezerwacja jest zamieniana na zamówienie, a w przypadku braku płatności wygasa i stan magazynowy zostaje zwolniony.
Jak założyć hurtownię internetową - od czego zacząć?
Proces wdrożenia hurtowni internetowej warto rozpocząć od analizy sposobu działania sprzedaży oraz określenia grupy klientów, którzy będą z niej korzystać. Na tym etapie należy ustalić, czy system będzie obsługiwał wyłącznie klientów B2B, czy również sprzedaż detaliczną.
Kolejne kroki obejmują:
- Wybór systemu e-commerce
- Ustalenie potrzebnych integracji
- Przygotowanie struktury cen i przypisanie klientów
- Zaplanowanie logistyki i sposobu realizacji zamówień
- Wdrożenie podstawowych funkcji i ich stopniowe rozwijanie
FAQ: Otwieranie hurtowni internetowej
Czym różni się hurtownia internetowa od zwykłego sklepu online?
Hurtownia internetowa działa głównie w modelu B2B, czyli sprzedaje produkty innym firmom. W przeciwieństwie do standardowego sklepu internetowego może oferować klientom indywidualne ceny, rabaty, limity zakupowe oraz różne warunki współpracy.
Czy w hurtowni internetowej każdy klient widzi te same ceny?
Nie. W hurtowni internetowej ceny często są dopasowane do konkretnego klienta lub grupy klientów. Po zalogowaniu użytkownik może widzieć własne cenniki, rabaty i warunki handlowe.
Czy hurtownia internetowa musi być zintegrowana z systemem ERP?
Integracja z systemem ERP, magazynem i księgowością bardzo ułatwia codzienną pracę. Dzięki temu dane o stanach magazynowych, zamówieniach, fakturach i klientach są aktualizowane automatycznie, co zmniejsza ryzyko błędów.
Jak działa rezerwacja towaru w hurtowni internetowej?
Po złożeniu zamówienia system może tymczasowo zarezerwować produkty w magazynie. Jeśli zamówienie zostanie opłacone lub potwierdzone, trafia do realizacji. Jeśli nie, rezerwacja wygasa i produkty ponownie stają się dostępne.
Czy można negocjować ceny w systemie B2B online?
Tak. Hurtownie internetowe mogą umożliwiać składanie zapytań ofertowych, negocjacje cen lub uzyskiwanie indywidualnych rabatów zależnych od wielkości zakupów. Takie warunki zatwierdza handlowiec.
Czy w hurtowni internetowej ceny są netto czy brutto?
Najczęściej w sprzedaży B2B prezentowane są ceny netto, ale system może obsługiwać zarówno ceny netto, jak i brutto. W zależności od ustawień klient może widzieć odpowiedni wariant cen.