Intranet w służbie skutecznej komunikacji wewnątrz firmy

Intranet w służbie skutecznej komunikacji wewnątrz firmy

Gdy w grę wchodzi realizacja celów organizacji, których zazwyczaj jest cały różnobarwny wachlarz, zabawa w „głuchy telefon” jest niewskazana. Nikt zatem przy zdrowych zmysłach nie pomniejszy wagi dobrej komunikacji. Wątpliwości mogą pojawić się jedynie na etapie definicji czym ona jest w swej istocie. Nie zwlekając, od razu wyjaśniam, że skuteczna komunikacja to taka wymiana informacji, w której obie strony (nadawca i odbiorca) rozmawiają na podobnym poziomie, a sam komunikat jest zrozumiały, jasny i jednoznaczny. Ponadto obie strony są zaangażowane w to, by nadany komunikat był zrozumiały. Są skłonne i mają ku temu warunki, by doprecyzować informacje, rozwiać wątpliwości i upewnić się, że komunikat został poprawnie zrozumiany.

Co to jest Intranet?

Wobec rosnącej specjalizacji stanowisk pracy, gdzie „pan złota rączka” staje się ekspertem od wszystkiego i od niczego, a także wobec wielowymiarowości pracy i wielości zadań ciążących na jednej osobie, skuteczna komunikacja zyskuje szczególną rolę.

Intranet (rodzaj sieci wewnętrznej) jako system wymiany i zarządzania informacjami, a także dokumentacją, baza plików, regulaminów i wewnętrznych procedur wydaje się być znakomitą propozycją.

Ale od początku...
Intranet definiuje się jako sieć lokalną (dostępną z poziomu przeglądarki internetowej, np. Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome), w której komunikacja pomiędzy użytkownikami odbywa się bardzo płynnie. Użycie przeglądarki internetowej nie oznacza konieczności połączenia z Internetem.

Zadbaj o komunikację wewnątrz sieci Intranet

Wyobraźmy sobie firmę A, która zdecydowała się na zastosowanie Intranetu. Zaopatruje się w serwer (nieróżniący się pod względem właściwości od tych, służących łączeniu się z Internetem) i integruje firmowe komputery. Każdy z pracowników firmy A może, uruchamiając wybraną przeglądarkę, wpisać odpowiedni adres witryny intranetowej, np. http://należności.wrzesień i zalogować się, uzyskując dostępne sobie firmowe dane. Od razu wyjaśnijmy, że adresowanie domen intranetowych nieco różni się od tych internetowych i sprowadza się do naprawdę popularnych nazw. Dlatego ten sam serwer, ta sama przeglądarka i ten sam komputer mogą być wykorzystywane zarówno do łączenia się z siecią wewnętrzną (która nie ma dostępu do globalnej sieci), jak i z Internetem (z którego nie ma wglądu do danych udostępnionych w obrębie Intranetu).

Grupuj użytkowników w Internecie

Idea przypomina trochę to, co nim jeszcze Internet zagościł na stałe w domach, robiły grupki przyjaciół mieszkających w jednym bloku i chcące pozostać ze sobą w stałym kontakcie. Otóż ci ludzie zaopatrywali swoje komputery w karty sieciowe, a z domu do domu biegł kabel łączący komputery. Korzystając z takiego rozwiązania mogli w swoim gronie udostępniać sobie wszystkie lub wybrane dane ze swojego komputera, nawiązywać rozmowy i grać. Ich domowa sieć nie miała łączności z Internetem, mimo że każdy z komputerów podłączonych do niej – przynajmniej potencjalnie – mógł to robić. Nikt spoza grona przyjaciół nie miał więc dostępu do danych, które między sobą wymieniali.

Jakie możliwości dają profesjonalne strony intranetowe?

W swej istocie Intranet umożliwia zatem stworzenie kanałów swobodnego przepływu wszelkich udostępnianych informacji wszystkim lub wybranym ludziom pracującym dla danej firmy lub organizacji z poziomu przeglądarki internetowej.

Zalet tego rozwiązania i korzyści z jego wprowadzenia są dziesiątki. Dotyczą bardzo różnych obszarów funkcjonowania firmy jako organizacji oraz jej pracowników czyli „elementów” tworzących strukturę. Oto niektóre z korzyści płynących z zastosowania Intranetu:

  • niskie koszty wprowadzenia systemów intranetowych ze względu na możliwość wykorzystania doń istniejącej już infrastruktury komputerowej;
  • skuteczne i proste zarządzanie informacją, a w tym: kontrolę obiegu i treści informacji oraz udostępnianie danych wszystkim zatrudnionym lub wybranej grupie ludzi;
  • prostota komunikacji pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami oraz w obrębie tych dwóch grup;
  • monitorowanie wykonywania zadań przez poszczególne osoby i działy, dzięki czemu zawsze wiadomo, na jakim etapie jest zlecenie i które osoby są najbardziej kompetentne w jego realizacji;
  • zmniejszenie kosztów, jakie firma musi ponosić w związku z zarządzaniem danymi i dokumentacją oraz ograniczenie do minimum strat wynikających z braku informacji lub niezrozumienia;
  • udostępnianie wzorów dokumentów, umów, procedur, prezentacji szkoleniowych;
  • możliwość zabezpieczania danych przed wyciekiem na zewnątrz firmy dzięki połączeniom szyfrowanym;
  • integrowanie pracowników poprzez informowanie o ważnych uroczystościach firmowych, urodzinach koleżanki z pokoju obok, ciekawostkach czy zabawnych sytuacjach;
  • możliwość wdrażania nowych pracowników dzięki odpowiednio zorganizowanemu Intranetowi. Mogą szybko zapoznać się z konkretnymi działami firmy i zatrudnionymi osobami oraz panującymi w firmie zasadami;
  • oraz wiele innych.

Wykorzystuj interaktywne strony i kreatywność pracowników

Śmiało można powiedzieć, że system intranetowy łączy stosowane w danej jednostce organizacyjnej systemy informatyczne, wzbogacając je jednocześnie o różne narzędzia, jak choćby platforma wymiany informacji czy mobilnego dostępu do danych i zasobów konkretnego podmiotu. Trzeba wiedzieć, że wypunktowane wyżej zalety systemów intranetowych to w gruncie rzeczy "kropla w morzu" możliwości tego oprogramowania. Intranet może dotyczyć dokładnie wszystkich aspektów funkcjonowania danej firmy, a więc jedynie wyobraźnia stanowi ograniczenie dla kolejnych funkcji. Sprawny obieg szeroko pojętej informacji w obrębie działu kadr, produkcji, finansowego, technicznego lub obsługi klienta to tylko propozycje. Reszta zależy od potrzeb.

Niniejszy artykuł jest wyrazem wiedzy i poglądów autorów i nie może być podstawą do wysuwania jakichkolwiek roszczeń. Właściciel serwisu nie gwarantuje, że zawarte w dokumencie informacje są zgodne z prawdą i nie ponosi odpowiedzialności za szkody, jakie mogą wyniknąć z podjęcia decyzji na podstawie informacji zawartych w niniejszym dokumencie.