Instalacja

Proces instalacji jest w pełni zautomatyzowany. Użytkownik po zaakceptowaniu warunków licencji ma możliwość wybraniu katalogu docelowego oraz nazwy grupy w menu start. Pod koniec procesu instalacji instalator wyświetli okienko z zapytaniem o ścieżkę gdzie ma zostać zainstalowany silnik bazy danych. Wskazane jest pozostawienie domyślnych ustawień.
Po instalacji system musi zostać zrestartowany.

Pojęcia

Program ma za zadanie wspierać bieżącą działalność firmy w zakresie obsługi dotychczasowych klientów czy też pozyskiwaniu nowych. Aby wykorzystać pełnię możliwości programu oraz zrozumieć zasadę jego działania konieczne jest zdefiniowanie i omówienie kilku pojęć.

   Firma - w systemie reprezentuje firmę lub oddział firmy. Program pozwala na wprowadzenie nazwy, danych teleadresowych, nazwiska osoby kontaktowej, a także opisu firmy pozwalającego na szybkie zorientowanie się w profilu firmy.

   Akcja (zdarzenie) - jest to opis kontaktu z klientem lub wykonanego zadania dla klienta. Akcja jest ściśle powiązana z jedną firmą wprowadzoną uprzednio do systemu. Historia akcji pozwala na przejrzenie i zapoznanie się z dotychczasowymi kontaktami z klientem (Firmą). Akcja pozwala na zapisanie daty wykonania akcji, rodzaju operacji, opisu, a także zaplanowanie kolejnej akcji na konkretny dzień (np. spotkania telefonu itp.).
Wprowadzenie akcji oraz określenie daty kolejnego kontaktu spowoduje iż system określonego dnia wyświetli informację przypominającą o zaplanowanej akcji. Akcja z wprowadzoną datą kolejnego kontaktu jest wyświetlana przez system inną czcionką i kolorem. Taka akcja jest akcją niezamkniętą. Podczas kolejnego kontaktu z klientem użytkownik może:

Podczas wprowadzania akcji pozostawienie pola daty kolejnego kontaktu pustego (data nieokreślona) powoduje automatyczne zamknięcie akcji.

   Oferta - służy do przechowywania informacji o produktach, usługach. Jest to opcja szczególnie przydatna dla pośredników pozwalająca na stworzenie zbiory danych opisujących dany produkt i umożliwienie wyszukania oferty odpowiadającej potrzebom klienta.

   Kategoria - służy do organizowania firm w wirtualne grupy. Dzięki strukturze drzewiastej każda Kategoria może mieć przypisane do siebie firmy oraz podkategorie. Firmy przypisane do podkategorii są także widoczne w kategorii nadrzędnej.

   Grupa - w systemie pozwala na zgrupowanie firm zgodnie z życzeniem użytkownika. Jedna firma może należeć do wielu grup. Grupy firm mogą być wykorzystane podczas wysyłania korespondencji seryjnej przez program.

   Użytkownik - zarejestrowany w systemie przez administratora użytkownik programu. Przed wejściem do programu konieczne jest zalogowanie się użytkownika. Wszystkie akcje wprowadzone do systemu są powiązane z aktualnie zalogowanym użytkownikiem. Podczas przeglądania historii akcji system wyświetla nazwiska osób, które wprowadziły daną akcję.

Ekran główny

Podczas uruchamiania systemu konieczne jest zalogowanie się użytkownika do systemu. Po poprawnym zalogowaniu użytkownik może rozpocząć pracę z systemem. Od tego momentu wszystkie dane i operacje wykonane przez użytkownika są z nim związane i przechowywane przez system. Po uruchomieniu systemu i zalogowaniu się użytkownika zostanie wyświetlone okienko główne programu pozostające cały czas na ekranie podczas pracy z programem. Jest to ekran główny programu VENDO.

Ekran główny służy wyłącznie jako część nawigacyjna systemu. W górnej części okienka znajduje się pasek narzędziowy zawierający ikony reprezentujące najczęściej używane funkcje systemu. Powyżej znajduje się menu zezwalające na dostęp do wszystkich funkcji systemu.

Pasek narzędzi jest wspólny dla wszystkich okien aplikacji pozwalając na szybkie przełączanie się między oknami, edycję danych czy też wprowadzanie nowych informacji o firmach czy też akcjach.
Pierwsze cztery ikony reprezentują główne okienka robocze programu są to:

Użytkownik ma możliwość otwarcia/przełączenia do dowolnego okna roboczego w każdej chwili. System dba by pozostałe polecenia, których ikony znajdują się na pasku zadań były dostępne tylko wtedy gdy dana operacja jest możliwa. Wszystkie polecenia edycyjne odnoszą się do danych firmy lub akcji, które są podświetlone w danej chwili na aktywnym ekranie roboczym.

Kolejne dwie ikony pozwalają na obsługę i edycję danych kontrahentów

Kolejna grupa ikon zawiera polecenia służące do obsługi akcji.

Kolejna grupa ikon zawiera polecenia służące do obsługi ofert.

Znajdź firmę

Po wybraniu polecenia z menu Plik -> Szukaj lub też kliknięciu w ikonkę Szukaj na pasku narzędzi system otworzy okienko zawierające listę firm wprowadzonych do systemu. W dolnej części okienka znajduje się lista akcji (zdarzeń) dotyczących firmy, której nazwa jest podświetlona w górnej części okienka. Istnieje możliwość sortowania firm według danych wyświetlanych w poszczególnych kolumnach tabelki. Aby posortować dane wystarczy kliknąć na przycisk będący jednocześnie nagłówkiem danej kolumny. Drugie klikniecie pozwala na posortowanie danej według danych wybranej kolumny w odwrotnej kolejności (rosnąco/malejąco). Obok nazwy kolumny według której są sortowane dane znajduje się mała strzałeczka określająca sposób uporządkowania rekordów.
Klikając prawym przyciskiem myszki użytkownik uzyskuje dostęp do menu kontekstowego pozwalającego na:

W lewej części okienka znajduje się rozwijana lista kategorii. Wybierając "Wszystkie" (domyślna wartość) system wyświetli wszystkie firmy (ograniczone pozostałymi kryteriami wyszukiwania). Zaznaczając konkretną kategorię - system wyszuka firmy należące do tej kategorii, a także wszystkich kategorii znajdujących się niżej w hierarchii drzewa.

Aby rozwinąć daną gałąź drzewa należy kliknąć symbol [+] znajdujący się po lewej stronie gałęzi (brak symbolu oznacza że kategoria nie posiada podkategorii) lub też dwukrotnie kliknąć na nazwie gałęzi. Symbol [-] służy do ukrycia podkategorii.

Klikając prawym przyciskiem myszki na liście kategorii użytkownik uzyskuje dostęp do menu kontekstowego:

W dolnej części okienka znajduje się lista akcji dotyczących wybranej firmy posortowanych chronologicznie (od najstarszych do najnowszych). Jeśli zdarzenie wyświetlane jest pogrubioną czcionką oznacza to iż jest ono nie zamknięte i oczekuje na realizacje. Więcej na ten temat znajduje się w opisie okienka "Na dziś".

Aby rozpocząć edycję firmy lub akcji wystarczy wybrać odpowiednie polecenie z paska narzędzi lub też dwukrotnie kliknąć myszką na wybranej firmie lub akcji.

Wyszukiwanie firmy możliwe jest po następujących polach (pole Szukaj po)

Dodatkowo możliwe jest określenie sposobu wyszukiwania (pole Sposób wyszukiwania):

Szukane wyrażenie należy wprowadzić do pola Wyrażenie. Operacja szukania zostanie rozpoczęta po kliknięciu przycisku ">>>" znajdującego się po prawej stronie pola Wyrażenie bądź też naciśnięciu klawisza Enter na klawiaturze.

Akcje na dziś

Okienko pozwala na przegląd akcji zaplanowanych na określony dzień (domyślnie dzień dzisiejszy).
Górna część okienka zawiera listę firm wraz z opisami dotyczącym spotkania (notka o następnym kontakcie). W dolnej części ekranu znajduje się lista wykonanych akcji dotyczących firmy, której nazwa podświetlona jest w górnej części okienka. Pozwala to na szybkie przejrzenie ew. wcześniejszych ustaleń dotyczących wybranego kontrahenta.
 
Dla tego okienka istnieją dwa dodatkowe polecenia. Są to:

Zamknięta akcja znika z listy akcji zaplanowanych "Na dziś".
W górnej części okienka znajduje się pole edycyjne pozwalające wybrać datę określającą termin spotkań. System wyświetli wszystkie spotkania posiadające datę kolejnej akcji mniejszą lub równą wprowadzonej w okienku "Data" dacie.
Domyślnie system wyświetla tylko zaplanowane akcje aktualnie zalogowanego użytkownika. Aby zobaczyć zaplanowane akcji wszystkich użytkowników należy zaznaczyć opcje "Pokaż zadania wszystkich użytkowników" znajdującą się w dolnej części okienka.

Klikając prawym przyciskiem myszki na tabeli zawierającej akcje (górna tabelka) użytkownik uzyskuje dostęp do menu kontekstowego zawierającego następujące opcje:

Kolejność wyświetlanych kolumn można zmieniać klikając prawym przyciskiem myszki na nagłówku kolumny i przeciągając go we wskazane miejsce (należy pamiętać o przytrzymywaniu przycisku aż do chwili, gdy kolumna zostanie przeniesiona we właściwe miejsce).

Historia

Okienko pozwala na przejrzenie listy wykonanych akcji przez zalogowanego użytkownika na dany miesiąc. Zmianę miesiąca można dokonać wybierając odpowiedni miesiąc z rozwijanej listy wyboru znajdującej się w górnej części okienka. Pierwsza pozycja na liście "wszystkie" pozwala na przejrzenie wszystkich wykonanych dotychczas przez użytkownika akcji.

Klikając prawym przyciskiem myszki na tabeli zawierającej akcje użytkownik uzyskuje dostęp do menu kontekstowego zawierającego następujące opcje:

Grupy

Okienko grupy służy do edycji i zarządzania grupami. W przypadku gdy w systemie nie ma zdefiniowanych grup program zaproponuje założenie grup przez użytkownika. Dopiero gdy w systemie zostanie zdefiniowana przynajmniej jedna grupa możliwe będzie dodawanie firm do grup.
Okienko podzielone jest na dwie części:

Wyboru grupy można dokonać z rozwijanej listy grup zawierającej nazwy wszystkich zdefiniowanych w systemie grup. Aby dodać grupę należy kliknąć przycisk dodaj grupę znajdujący się obok listy z nazwami grup. System wyświetli okienko pozwalające na wprowadzenie nazwy nowej grupy. Po zatwierdzeniu nowo dodana grupa zostanie ustawiona do edycji automatycznie.
Aby zarządzać grupami należy wybrać opcję "Lista grup". System wyświetli listę grup. Użytkownik może dodać nową grupę, zmienić nazwę już istniejącej lub też usunąć wybraną grupę. Usunięcie grupy nie powoduje usunięcia należących do niej firm wprowadzonych do systemu. Zostają usunięte jedynie powiązania między firmą a usuwaną grupą.
Jedna firma może należeć do wielu różnych grup.

Aby dodać firmę do grupy wystarczy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybranej firmie lub też na kliknąć ikonkę ">" znajdującą się na środkowym pasku między lewym a prawym ekranem. Aby dodać do aktywnej grupy wszystkie wyświetlane na lewej części ekranu liście wystarczy kliknąć przycisk ">>". W przypadku gdy system wykryje iż ma zostać dodanych ponad 10 firm użytkownik zostanie poinformowany o tym i może anulować tę operację.
Aby usunąć firmę z grupy należy kliknąć przycisk "<" lub też dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na nazwie firmy którą użytkownik chce usunąć (na liście znajdującej się w prawej części ekranu). Wybranie ikony "<<" spowoduje usunięcie wszystkich firm z aktywnej grupy.

Oferty

Definicje

Aby stworzyć nowy rodzaj oferty i zdefiniować jej pola należy wybrać polecenie: Oferty -> Definicje ofert. System wyświetli okienko zawierające w górnej części listę zdefiniowanych ofert, a w dolnej zdefiniowane dla wybranej oferty pola.
Aby dodać nową definicję należy wybrać przycisk Dodaj znajdujący się po prawej stronie listy ofert. System otworzy okienko służące do wprowadzenia nazwy oferty, określenia czy ma ona być widoczna na liście ofert dostępnych dla użytkowników (dotyczy to zarówno wyszukiwania jak i wprowadzania ofert). Można także dodać opis oferty stanowiący dodatkową informację dla innych pracowników na temat rodzaju i zakresu wprowadzanych do danej kategorii ofert.
Po zaakceptowaniu do systemu zostanie dodana nowa kategoria ofert.

Aby zdefiniować pola oferty należy skorzystać z przycisku Nowe znajdującego się po prawej stronie listy pól wchodzących w kład oferty. System otworzy okienko dialogowe służące do wprowadzenia definicji pola oferty:

Po zatwierdzeniu pola oferty zostanie ono wyświetlone na końcu listy pól wchodzących w skład edytowanej oferty. Przycisk edytuj służy do zmiany wartości i typu pola (uwaga zmiana typu powoduje utratę wprowadzonych do tego pola danych) Przycisk usuń kasuje wybrane pole oferty wraz z dotychczas wprowadzonymi danymi. Poniżej znajdują się dwa przyciski służące do pozycjonowanie pola w ofercie. Podczas wprowadzania lub wyszukiwania pola są wyświetlane w kolejności określonej przez użytkownika.

Edycja

Okienko służy do przeglądania i edycji ofert.
"Dodaj" - służy do dodawania nowych ofert w wybranej kategorii (wybieranej nad główną tabelką ekranu). Po wybraniu tej opcji system wyświetli okienko służące do wprowadzania ofert zawierające listę pól zdefiniowanych dla tej kategorii ofert. Podczas wprowadzania danych system automatycznie dokonuje kontroli formatu oraz kontroluje czy pola wymagane mają wprowadzoną wartość.



"Edytuj" - wczytuje dane podświetlonego rekordu oferty i pozwala na edycję pól. Podczas wprowadzania danych system automatycznie dokonuje kontroli formatu oraz kontroluje czy pola wymagane mają wprowadzoną wartość.

"Usuń" - usuwa rekord oferty po uprzednim potwierdzeniu chęci wykonania operacji przez użytkownika.

Wyszukiwanie

Polecenie służy do wyszukania ofert najlepiej spełniających kryteria określone przez użytkownika. Po otworzeniu okienka system pozwala na dokonanie wyboru oferty i wyświetla formularz służący do wyszukiwania ofert. Po określeniu parametrów i wybraniu przycisku szukaj system wyświetli listę rekordów spełniających zadane warunki.
Aby zobaczyć szczegóły oferty wystarczy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na wybranej ofercie.
Aby powtórnie przeszukać oferty wystarczy wybrać przycisk "wstecz".

Firma

Po wybraniu opcji Firma lub Edt. Firmę system wyświetli okienko zawierające pola edycyjne pozwalające na wprowadzenie danych firmy, numerów telefonów, nazwiska osoby kontaktowej oraz innych danych dotyczących firmy. Dodatkowo użytkownik może określić priorytet firmy - opcja ta pozwala na wyróżnienie firmy (np. najważniejszych klientów). Firmy z najwyższym priorytetem będą wyświetlane na górze listy zadań do wykonania niezależnie od wybranego pola po jakim tabela ma być sortowana.

W okienku edycji firmy można także wybrać kategorię, do której ma być przypisana edytowana firma oraz określić grupy do których ma należeć. Kategorię określa się wybierając przycisk znajdujący się po prawej stronie nazwy kategorii, natomiast grupy - wybierając przycisk w prawym dolnym rogu okienka.

Dodatkowo użytkownik może wprowadzić opis zawierający inne informacje o firmie, kontaktach czy też sugestie dla innych pracowników, którzy będą się z daną firma kontaktować.
Po wprowadzeniu danych firmy użytkownik może zatwierdzić wprowadzona firmę klawiszem "OK" lub też od razu przejść do edycji akcji klawiszem (Dodaj akcję). System wyświetli okienko służące do wprowadzenie danych o kontakcie z klientem z już wybraną nazwą firmy.
W dolnej części okienka znajdują się przyciski wspierające korespondencję z klientem:

Aby usunąć firmę należy wybrać polecenie Firma-> Usuń Firmę. System upewni się, że użytkownik jest pewien iż chce usunąć dane wybranej firmy. Uwaga! Taka operacja jest nieodwracalna dlatego należy wykonywać ją bardzo uważnie. Podczas usuwania danych firmy system usunie też wszystkie akcje związane z daną firmą.

Akcja

Okienko Akcja służy do wprowadzenia i edycji informacji dotyczących kontaktu z klientem. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia daty kontaktu (domyślnie data dzisiejsza). Określenie rodzaju kontaktu, wprowadzenia informacji dodatkowych i opisu. Dodatkowo wykorzystując pole data następnego kontaktu oraz notka o następnym kontakcie może zaplanować kolejne spotkanie lub rozmowę z klientem. Jeśli nie zostanie wprowadzona data kolejnego kontaktu system automatycznie zamknie taką akcję.
Podczas określania firmy której dotyczy dana akcja użytkownik ma możliwość wyszukania firmy (klawisz Znajdź) lub też dodania nowej firmy (klawisz Dodaj). Wyszukiwanie odbywa się w sposób analogiczny jak w okienku "Szukaj". Aby usunąć firmę należy wybrać polecenie Akcja -> Usuń Akcję. System upewni się, że użytkownik jest pewien iż chce usunąć dane wybranej akcji. Uwaga! Taka operacja jest nieodwracalna dlatego należy wykonywać ją bardzo uważnie.

Administracja

Przy pierwszym wejściu do systemu program domyślnie loguje użytkownika z prawami administratora. Jeśli z systemem ma pracować tylko jedna osoba definiowanie użytkowników nie jest konieczne. Jeśli jednak z systemem ma pracować więcej osób konieczne jest zdefiniowanie nowych użytkowników i określenie i haseł dostępu. Prawo do zmiany kont mają tylko użytkownicy posiadający prawo administratora. Użytkownika admin (domyślny użytkownik) nie można usunąć z systemu. Można zmienić jedynie jego hasło dostępu.