Praca z systemem obiegu dokumentów

Praca z systemem obiegu dokumentów, obsługa systemu. Elektroniczny obieg dokumentów

Intuicyjna obsługa zleceń i obiegu dokumentów

  • System zapewnia możliwość łatwego definiowania różnych rodzajów zleceń.
  • Każde zlecenie posiada osobną ścieżkę (listę kroków węzłów decyzyjnych) realizacji definiowaną poprzez panel administracyjny.
  • System wspiera proces wyboru użytkownika lub grupy użytkowników realizujących dalszy krok.
  • Zlecenia mogą się wzajemnie łączyć (kolejne kroki mogą być realizowane zgodnie z innym typem zlecenia).
  • Każda zmiana stanu zlecenia (węzła decyzyjnego) może wymagać wprowadzenia dokumentu o w pełni definiowalnej strukturze.

Informacje o stanie obiegu dokumentu

Oferowany elektroniczny system obiegu dokumentów na każdym etapie obsługi zlecenia prezentuje:

  • identyfikator klienta (zleceniodawcy);
  • nazwę klienta;
  • termin realizacji zlecenia (data i godzina);
  • dotychczasowy przebieg zlecenia;
  • aktualny status wybranego zlecenia;
  • użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie kolejnego przepływu.

Pracuj z dowolnego miejsca na świecie

Wykorzystanie możliwości, jakie daje Internet umożliwia pełną obsługę systemu obiegu dokumentów z wykorzystaniem przeglądarki internetowej. Oferowane przez nas rozwiązanie to przyjazny interfejs użytkownika, który nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerze klienta.

Każda pozycja historii zawiera następujące pola:

  • data i godzina - dokładny czas podjęcia decyzji lub wprowadzenia danych do systemu przez użytkownika;
  • użytkownik - nazwa użytkownika podejmującego decyzję;
  • operacja - nazwa operacji (węzła decyzyjnego);
  • dokument - przycisk z nazwą pozwalający na przejrzenie dokumentu wprowadzonego do zlecenia (podczas przejścia przez węzeł);
  • aktualny stan - to stan w jakim znalazło się zlecenie po podjęciu decyzji przez użytkownika;
  • aktualny użytkownik - nazwa użytkownika, który ma podjąć kolejną decyzję.

Obieg dokumentów: schemat obiegu

Historia obiegu dokumentów

Dane posortowane są chronologicznie i wyróżnione kolorami charakterystycznymi dla danego węzła przepływu, definiowanymi w panelu administracyjnym

Korzystając z opcji znajdujących się poniżej historii zlecenia w zależności od uprawnień (przydzielonej roli), użytkownik może:

  • zmienić termin realizacji zlecenia;
  • przełączyć się na tryb pełnego widoku - spowoduje to wyświetlenie w dolnej części okienka pełnej historii wraz z prezentacją wszystkich wprowadzonych dokumentów (formularzy) oraz załączonych plików (z opcją ich pobrania);
  • pokazać przepływy ukryte (rozdzielenie obsługi zlecenia i powtórne połączenie w jeden wątek) - spowoduje to wyświetlenie wszystkich przepływów, które nastąpiły podczas rozesłania realizacji zlecenia do kilku osób, a nie tylko tego przepływu, który został zaakceptowany i jest wykorzystywane podczas dalszego przetwarzania zlecenia;
  • powrócić do listy zleceń, co do których użytkownik ma podjąć decyzję;
  • wycofać ostatnio dokonaną operację (opcja zależna od uprawnień). Pozwala to na zmianę raz podjętej decyzji, pod warunkiem, że użytkownik do którego zostało przekazane zlecenie, nie przekazał go dalej.

Dzięki mechanizmom "uczenia" i predykcji zdarzeń system wspiera:

  • podpowidanie wyboru dalszej ścieżki realizacji zlecenia (gdy jest ona wykonywana powtórnie);
  • podpowiedź wyboru użytkownika realizującego kolejny krok zlecenia w zależności od dotychczasowego przebiegu zlecenia i osób realizujących poszczególne kroki.

Wsparcie w pracy użytkownika

Mechanizm uczenia wspomaga, ale nie wymusza podjęcie decyzji przez użytkownika, w intuicyjny sposób wspierając realizację kolejnych kroków.

Dzięki rozróżnianiu użytkowników na zaufanych i niezaufanych, system zapewnia także możliwość kontroli prac przez przełożonych (wszystkie decyzje podjęte przez podwładnego muszą być zaakceptowane lub odrzucone przez przełożonego).

System przechowuje i pozwala zaprezentować pełną historię realizacji zlecenia:

  • rodzaje poszczególnych kroków;
  • daty zmian stanu;
  • osoby wykonujące każdy krok;
  • powiązane dokumenty;
  • historię modyfikacji wszystkich dokumentów (także załączników).

Zaawansowany system prezentacji zlecenia pozwala swobodnie ukryć lub pokazać:

  • dublowane ścieżki (w przypadku błędów w wykonaniu kroku i konieczności jego powtórzenia);
  • rozgałęzienia wyboru (pokazuje tylko zaakceptowane rozgałęzienie).

Jesteś zainteresowany naszą ofertą?

Skontaktuj się z nami lub wypełnij formularz kontaktowy - oddzwonimy!

  • 40-950 Katowice, Pl. Grunwaldzki 8-10 , IV p.
  • Nasze biuro czynne jest od poniedziałku do piątku
    w godzinach od 8:30 do 17:00