Przepływy dokumentów w systemie obiegu

Przepływy dokumentów w systemie obiegu

Wewnątrz systemu obiegu dokumentów wszystkie działania i przepływy realizowane są w ramach konretnego zlecenia. Wszystkie węzły decyzyjne oraz przepływy dostępne dla użytkowników są edytowane z poziomu panelu administratora. Zlecenia moga być połączone z podmiotami zewnętrznymi lub być realizowane jako zlecenia wewnętrzne (nie powiązane z żadnym kontrahentem).

Każde zlecenie o określonym typie może być rozpoczęte przez dowolnego użytkownika posiadającego przydzieloną rolę przypisaną do typu zlecenia. Każdy typ zlecenia identyfikowany jest przez nazwę i w systemie funkcjonuje jako początkowy stan zlecenia.

Zlecenia typu Workflow

Każde ze zleceń, w zależności od jego typu może być przypisane do firmy (np. klienta) lub być traktowane jako zlecenie wewnętrzne (nie przypisane do zewnętrznej firmy). Zlecenia są dodatkowo identyfikowane przez tytuł zlecenia, będący dowolnym tekstem wpisanym przez użytkownika rozpoczynającego zlecenie. Każde ze zleceń posiada również termin realizacji. Jest to oczekiwany czas zakończenia zlecenia wewnątrz systemu obiegu dokumentów.

Decyduj o przepływach i kolejnych krokach

W miejscach zdefiniowanych przez administratora, użytkownik może podjąć decyzję co do dalszych kroków zlecenia. Węzły decyzyjne pozwalają na tworzenie rozgałęzień w procesie obiegu dokumentów.

Węzły decyzyjne systemu

Do każdego stanu zlecenia administrator ma możliwość przypisania jednego lub więcej przepływów. Z każdym z nich powiązane są następujące parametry:

  • informacja czy przepływ może zostać wykonany wyłącznie przez zaufanego użytkownika, wyłącznie przez niezaufanego czy przez wszystkich użytkowników;
  • dokument, który powinien zostać wypełniony wraz z wykonaniem określonego przepływu (opcjonalnie); dokument może również posiadać status wymagany lub niewymagany;
  • stan, do którego przejdzie zlecenie po wykonaniu przepływu;
  • informacja czy przepływ może zostać wykonany wielokrotnie przez jednego użytkownika na tym samym zleceniu;
  • informacja czy przepływ ma funkcjonować w systemie jako wyróżniony (oznaczony migającym wykrzyknikiem);
  • informacja, który użytkownik może zostać odbiorcą zlecenia (dowolny, wyłącznie z własnej grupy, wyłącznie z własnej grupy lub nie przypisany do żadnej grupy);
  • informacja czy domyślnym odbiorcą zlecenia powinna być osoba, która już brała udział w tym zleceniu.

Parametry stanu zlecenia Workflow


Do każdego stanu zlecenia przypisane są następujące parametry:

  • nazwa stanu;
  • kolor, za pomocą którego oznaczone jest zlecenie w systemie;
  • rola, którą musi posiadać użytkownik aby mógł wykonać dowolny przepływ z tego stanu;
  • informacja czy zlecenie w tym stanie może być przypisane jednocześnie do więcej niż jednego użytkownika.

Decyzje użytkownika

Podczas wykonywania przepływu użytkownik ma możliwość określania, do jakiej osoby (osób) ma być przesłane zlecenie. W przypadku, gdy możliwe jest przekazanie zlecenia do realizacji przez kilka osób, system wyświetli pole wielokrotnego wyboru.

Wygląd formularza dokumentu zależy od jego rodzaju. Dla niektórych pól dokumentu dostępne są podpowiedzi, widoczne po najechaniu kursorem myszki na nazwę pola. Pola, których wypełnianie nie jest obowiązkowe, są oznaczone gwiazdką.

System umożliwia także wprowadzanie załączników do dokumentu. Załączniki służą do przechowywania różnych dokumentów (dokumentu MS Office, maile, zdjęcia itp.). Dokumenty te w zależności od ustawień mogą być poddawane kompresji w celu zmniejszenia objętości danych przechowywanych na serwerze.

Zewnętrzni użytkownicy systemu

Jeśli wśród wybranych przez użytkownika osób, do których ma być przekazane zlecenie znajdują się osoby o statusie "Zewnętrzny" (nie mające bezpośrednio dostępu do zasobów systemu), system wyświetli okienko wysyłki danych o zleceniu poprzez e-mail.

Formularz wysyłki składa się z dwóch części:

  • wiadomości;
  • załączników.


Wiadomość służy do wprowadzenia tekstowego opisu przesyłanego zlecenia, dokumentów itp. Załączniki pozwalają załączać dokumenty dotychczas wprowadzone podczas realizacji zlecenia. Domyślnie wszystkie dotychczas wprowadzone dokumenty są zaznaczone jako przeznaczone do wysyłki.