Wewnątrz systemu obiegu dokumentów wszystkie działania i przepływy realizowane są w ramach konretnego zlecenia. Wszystkie węzły decyzyjne oraz przepływy dostępne dla użytkowników są edytowane z poziomu panelu administratora. Zlecenia moga być połaczone z podmiotami zewnętrznymi lub być realizowane jako zlecenia wewnętrzne (nie powiązane z żadnym kontrahentem).

Każde zlecenie o określonym typie może być rozpoczęte przez dowolnego użytkownika posiadającego przydzieloną rolę przypisaną do typu zlecenia. Każdy typ zlecenia identyfikowany jest przez nazwę i w systemie funkcjonuje jako początkowy stan zlecenia.

Każde ze zleceń, w zależności od jego typu może być przypisane do firmy (np. klienta) lub być traktowane jako zlecenie wewnętrzne (nie przypisane do zewnętrznej firmy). Zlecenia są dodatkowo identyfikowane przez tytuł zlecenia będący dowolnym tekstem wpisanym przez użytkownika rozpoczynającego zlecenie. Każde ze zleceń posiada również termin realizacji będący oczekiwanym czasem zakończenia zlecenia wewnątrz systemu obiegu dokumentów.

Do każdego stanu zlecenia administrator ma możliwość przypisania jednego lub więcej przepływów. Z każdym z przepływów powiązane są następujące parametry:

• Informacja czy przepływ może zostać wykonany wyłącznie przez zaufanego użytkownika, wyłącznie przez niezaufanego czy przez wszystkich użytkowników
• dokument, który powinien zostać wypełniony wraz z wykonaniem określonego przepływu (opcjonalnie); dokument może również posiadać status wymagany lub niewymagany.
• Stan do którego przejdzie zlecenie po wykonaniu przepływu
• Informacja czy przepływ może zostać wykonany wielokrotnie przez jednego użytkownika na tym samym zleceniu
• Informacja czy przepływ ma funkcjonować w systemie jako wyróżniony (oznaczony migającym wykrzyknikiem)
• Informacja, który użytkownik może zostać odbiorcą zlecenia (dowolny, wyłącznie z własnej grupy, wyłącznie z własnej grupy lub nie przypisany do żadnej grupy)
• Informacja czy domyślnym odbiorcą zlecenia powinna być osoba, która już brała udział w tym zleceniu

Do każdego stanu zlecenia przypisane są następujące parametry:

• Nazwa stanu
• Kolor, za pomocą którego oznaczone jest zlecenie w systemie
• Rola, którą musi posiadać użytkownik aby mógł wykonać dowolny przepływ z tego stanu
• Informacja czy zlecenie w tym stanie może być przypisane jednocześnie do więcej niż jednego użytkownika

Podczas wykonywania przepływu użytkownik ma możliwość określania, do jakiej osoby (osób) ma być przesłane zlecenie. W przypadku, gdy możliwe jest przekazanie zlecenia do realizacji przez kilka osób, system wyświetli pole wielokrotnego wyboru.

Wygląd formularza dokumentu zależny jest od jego rodzaju. Dla niektórych pól dokumentu dostępne są podpowiedzi, widoczne po najechaniu kursorem myszki na nazwę pola. Pola, których wypełnianie nie jest obowiązkowe, są oznaczone gwiazdką.

System umożliwia także wprowadzanie załączników do dokumentu. Załączniki służąą do przechowywania różnych dokumentów (dokumentu MS Office, maile, zdjęcia itp.). Dokumenty te w zależności od ustawień mogą być poddawane kompresji w celu zmniejszenia objętości danych przechowywanych na serwerze.

Jeśli wśród wybranych przez użytkownika osób do których ma być przekazane zlecenie znajdują się osoby o statusie "Zewnętrzny" (nie mające bezpośrednio dostępu do zasobów systemu), system wyświetli okienko wysyłki danych o zleceniu poprzez e-mail.

Formularz wysyłki składa się z dwóch części:

• wiadomości
• załączników

Wiadomość służy do wprowadzenia tekstowego opisu przesyłanego zlecenia, dokumentów itp. Załączniki pozwalają na załączenie dokumentów dotychczas wprowadzonych podczas realizacji zlecenia. Domyślnie wszystkie dotychczas wprowadzone dokumenty są zaznaczone jako przeznaczone do wysyłki.

dalej >>