Obieg dokumentów FAQ

Obieg dokumentów FAQ


Zapraszamy Państwa do zapoznania się z najczęściej zadawanymi pytaniami, dotyczącymi naszego oprogramowania typu Workflow (elektronicznego obiegu dokumentów).

Jeśli nie znajdziecie tu Państwo odpowiedzi na swoje pytania lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszymi przedstawicielami. Postaramy się szybko udzielić wyczerpującej odpowiedzi.

Czy system umożliwia importowanie spraw/dokumentów z zewnętrznego systemu archiwizacji optycznej (tylko informacja o lokalizacji pliku plus informacje opisowe).
Oferowany system jest przygotowany do integracji z systemami zewnętrznymi. Dokumenty (załączniki) mogą być przechowywane zarówno wewnątrz systemu, jak również w postaci linków (lokalizacji) do dokumentów archiwizowanych w innych systemach.
Czy ścieżki obiegu dokumentów odzwierciedlające procesy biznesowe mogą być zdefiniowane na strukturze organizacyjnej a nie na użytkownikach.
Ścieżki przepływu definiowane są w oparciu o role (elementy struktury). Dopiero wykonywanie poszczególnych kroków przepływu powoduje udział konkretnego użytkownika.

Czy system umożliwia swobodne definiowanie nowych kategorii dokumentów w zależności od potrzeb?
Cała administracja systemem realizowana jest poprzez panel administracyjny. Dlatego ścieżki mogą być w każdej chwili dodawane lub też modyfikowane.

Czy istnieje możliwość wielopoziomowego zatwierdzanie/dekretowanie dokumentów zgodnego ze strukturą organizacyjną firmy?
Istnieje możliwość wprowadzenia użytkowników nadrzędnych lub też zdefiniowania odrębnych (alternatywnych) przepływów dla użytkowników niezaufanych, których działania wymagają akceptacji ze strony przełożonych.

Czy system zapewnia możliwość równoległej akceptacji/dekretacji dokumentów (rozdzielenia przepływów)?
System może wspierać równoległe wykonywanie poszczególnych kroków, z tym, że punkt zbiegu musi występować w jednym stanie (węźle).

Czy system zapewnia monitoring wykonania i stanu realizacji zadań?
Istnieje możliwość sprawdzenia stanu realizacji zlecenia w dowolnym momencie jego realizacji.

Czy system jest wyposażony w wydajny i wielokryteriowy system wyszukiwania?
System zapewnia możliwość wyszukiwania zleceń według różnych kryteriów. Całość systemu została tak przygotowana, by zapewnić wysoką wydajność nawet przy dużej liczbie dokumentów do dekretacji.

Generator raportów i zestawień.
System standardowo zawiera kilkanaście standardowych raportów. Na życzenie istnieje możliwość przygotowania dodatkowych raportów lub też samodzielnego ich tworzenia poprzez zewnętrzne narzędzia. System między innymi oferuje następujące raporty:

  • działania użytkownika w czasie z podziałem na rodzaje dokumentów;
  • średni czas obsługi zlecenia z podziałem na stany zlecenia;
  • działania oddziałów z podziałem na rodzaje dokumentów;
  • statystyki tworzonych dokumentów w przedziałach czasowych;
  • raport zleceń nieaktywnych (przebywających w określonym stanie dłużej niż zadany okres).


Czy system wspiera obsługę poczty elektronicznej?
System umożliwia wykorzystanie poczty elektronicznej zarówno jako medium służące obsłudze dokumentów (obsługa użytkowników zewnętrznych - nie posiadających aktywnych kont w systemie), jak również może informować zlecającego o zakończeniu danego zlecenia.

Czy system umożliwia pracę z dowolnego komputera wyposażonego w przeglądarkę internetową i intranet lub internet.
System nie wymaga żadnych dodatkowych aplikacji poza standardową przeglądarką internetową (Firefox, MSIE, Opera).

Czy system umożliwia wybór danych słownikowych w procesie opisywanie dokumentów, oznaczania i dekretacji?
Podstawowa funkcjonalność realizowana przez system.

Brak możliwości usunięcia raz zarejestrowanej sprawy?
System z założenia nie pozwala na usunięcie jakichkolwiek danych z systemu (jednym wyjątkiem są modyfikacje wykonywane na dokumencie przed zakończeniem obsługi kroku zlecenia).

Czy system umożliwia personalizację wyglądu (konfigurowalne przez administratora ze względu na użytkownika, etap w obiegu)?
Podstawowa funkcjonalność systemu realizowana poprzez panel administratora.

Czy system wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania (klienta dla aplikacji)?
System nie wymaga żadnych dodatkowych aplikacji poza standardową przeglądarka internetową (Firefox, MSIE, Opera).