Obsługa dokumentów

Skarbnica dokumentów - dokumenty elektroniczne. System archiwizacji dokumentów, praca grupowa

Dla ułatwienia wyszukiwania pożądanych dokumentów system wyposażony został w moduł wyszukiwania dokumentów oraz filtrowania, uruchamiane przez opcje szukaj oraz filtr w menu.

Moduł wyszukiwania dokumentów w archiwum

Wyszukiwanie możliwe jest według nastepujących kryteriów:

  • nazwa (fragment): umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Nazwa zadany ciąg znaków;
  • opis (fragment): umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis zadany ciąg znaków;
  • rok: zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego roku.

Szukaj, przeglądaj i edytuj dokumenty.

System archiwizacji dokumentów umożliwia przeglądanie archiwum dokumentów, wyszukiwanie oraz pobieranie do edycji z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy przeglądarka i połączenie z Internetem. Jest to bardzo wygodne narzędzie koordynujące pracę rozproszonych grup użytkowników lub też umożliwiające stały dostęp do dokumentów przedstawicielom terenowym.

  • Szukaj dokumentów:
    • Wszystkich - wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne;
    • Wyłącznie niearchiwalnych (domyślnie zaznaczone) - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
    • Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.

Moduł filtrowania dokumentów

Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od daty (roku) ich utworzenia (rok utworzenia jest wpisywany ręcznie w opisie dokumentu) oraz przypisania dokumentu do Archiwum. Filtrowanie możliwe jest według następujących kryteriów:

  • roku utworzenia dokumentu;
  • statusu:
    • wszystkie - powoduje wyświetlanie dokumentów oznaczonych zarówno jako archiwalne jak i niearchiwalne;
    • wyłącznie niearchiwalne (domyślnie zaznaczone) - ogranicza ilość wyświetlanych dokumentów wyłącznie do nie oznaczonych jako archiwalne;
    • wyłącznie archiwalne - ogranicza ilość wyświetlanych dokumentów wyłącznie do dokumentów oznaczonych jako archiwalne.

Dodawanie dokumentów do archiwum

W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:

  • Nazwa dokumentu - w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów;
  • Plik / Ścieżka - w tym miejscu użytkownik wybiera plik podpięty do dokumentu. Po wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci;
  • Umieść w systemie:
    • Plik (zaznaczone domyślnie) - powoduje zapisanie pliku do Skarbnicy dokumentów;
    • Ścieżka do pliku - wybranie tej opcji powoduje, że w systemie zapisywana jest tylko ścieżka dostępu do miejsca, w którym znajduje się plik. Usunięcie lub edycja pliku w miejscu jego przechowywania jest wówczas niezależne od systemu.
  • Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania na liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy.
  • Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu.
  • Rok: rok utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
  • Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone) - domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty.

Praca grupowa z dokumentami

System zapewnia także kontrolę dostępu i blokowanie edycji dokumentu otwartego przez innego użytkownika. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.

Jesteś zainteresowany naszą ofertą?

Skontaktuj się z nami lub wypełnij formularz kontaktowy - oddzwonimy!

  • 40-950 Katowice, Pl. Grunwaldzki 8-10 , IV p.
  • Nasze biuro czynne jest od poniedziałku do piątku
    w godzinach od 8:30 do 17:00