Dla ułatwienia wyszukiwania pożądanych dokumentów system wyposażony został w moduł wyszukiwania dokumentów oraz filtrowania, uruchamiane przez opcje szukaj oraz filtr w menu.

Moduł wyszukiwania dokumentów

Wyszukiwanie możliwe jest według kryteriów:

• 
  
  • Wszystkich - wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne;
  • Wyłącznie niearchiwalnych (domyślnie zaznaczone) - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
  • Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.

Moduł filtrowania dokumentów

Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od daty (roku) ich utworzenia (rok utworzenia jest wpisywany ręcznie w opisie dokumentu) oraz przypisania dokumentu do Archiwum. Filtrowanie możliwe jest według następujących kryteriów:

• Roku utworzenia dokumentu
• Statusu:
  • Wszystkie - powoduje wyświetlanie dokumentów oznaczonych zarówno jako archiwalne jak i niearchiwalne;
  • Wyłącznie niearchiwalne (domyślnie zaznaczone) - ogranicza ilość wyświetlanych dokumentów wyłącznie do nie oznaczonych jako archiwalne;
  • Wyłącznie archiwalnye - ogranicza ilość wyświetlanych dokumentów wyłącznie do dokumentów oznaczonych jako archiwalne.

Dodawanie dokumentów

W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:

• Nazwa dokumentu: w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów.
• Plik / ścieżka: w tym miejscu użytkownik wybiera plik podpięty do dokumentu. Po wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci.
• Umieść w systemie:
  • Plik (zaznaczone domyślnie) - powoduje zapisanie pliku do Skarbnicy dokumentów.
  • Ścieżkę do pliku - wybranie tej opcji powoduje, że w systemie zapisywana jest tylko ścieżka dostępu do miejsca, w którym znajduje się plik. Usunięcie pliku lub jego edycja w miejscu jego przechowywania jest wówczas niezależne od systemu.
• Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy.
• Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu.
• Rok: rok utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
• Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone) - domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty.

Wsparcie pracy grupowej

System zapewnia także kontrolę dostępu i blokowanie edycji dokumentu otwartego przez innego użytkownika. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.

dalej >>