Zdarzenia, zadania i dokumenty w systemie CRM

Zdarzenia, zadania i dokumenty w systemie CRM

Skuteczność systemu CRM w znacznej mierze zależy od ułatwień związanych z obsługą zdarzeń w systemie - zarówno historycznych, jak i tych dopiero planowanych. Nowoczesny system CRM jakim jest DOMINUS CRM zapewnia wygodę w procesie wprowadzania informacji o zdarzeniach, jak również znacząco wspiera poprzez swoje komponenty planowanie zadań (zarówno dla siebie jak i swoich współpracowników).

System automatycznie organizuje zdarzenia w wątki obrazujące proces obsługi wybranego zlecenia. Dzięki takiemu podziałowi istnieje możliwość określenia procentowego statusu realizacji zlecenia (np. lej sprzedaży).

Ponadto takie rozwiązanie umożliwia równoczesne realizowanie kilku zleceń dla klienta przez różne osoby, bez ryzyka utraty danych lub też niemożności śledzenia rzeczywistego przebiegu zlecenia.

Zdarzenia i zadania w systemie Dominus CRM

Wdrożenie systemu DOMINUS CRM to w zakresie organizacji i planowania zadań:

  • ułatwiona organizacja zadań;
  • planowanie i śledzenie zadań;
  • automatyczne ostrzeganie o konfliktach(np. 2 spotkania zachodzące na siebie);
  • współdzielenie zasobów (dostęp do samochodu, sali konferencyjnej);
  • kontrola stanu realizacji zlecenia, obsługi zapytania ofertowego;
  • wizualizacja planowanych zadań, możliwość układania harmonogramu dnia;
  • przypominanie o zadaniach bądź zdarzeniach do wykonania o określonej godzinie.

Organiznacja zdarzeń w wątki

System automatycznie organizuje zdarzenia w wątki obrazujące proces obsługi wybranego zlecenia. Dzięki takiemu podziałowi istnieje możliwość określenia procentowego statusu realizacji zlecenia (np. lej sprzedaży).

Każde zdarzenie posiada szereg danych podstawowych oraz rozszerzonych. W zależności od konkretnych potrzeb dane mogą być wprowadzone do systemu lub też pominięte, co znacząco przyśpiesza proces wprowadzania notatek (np. o telefonie kontrahenta), przy zachowaniu pełnej funkcjonalności.

Każde zdarzenie posiada informacje o:

  • kontrahencie którego dotyczy;
  • rodzaju zdarzenia;
  • etapie sprzedaży (jeśli wybrane zdarzenie go zmienia);
  • notatkę o zdarzeniu;
  • datę i godzinę zdarzenia;
  • notatkę o planowanym (następnym) zdarzeniu;
  • rodzaj planowanego (następnego) zdarzenia;
  • czas trwania planowanego (następnego) zdarzenia (system automatycznie ostrzega o zadaniach wzajemnie ze sobą kolidujących);
  • informacje słownikowe (słowniki są definiowane poprzez panel administracyjny);
  • załączniki - dowolna ilość dokumentów elektronicznych;
  • kwoty związane ze zdarzeniem - system pozwala na wprowadzenie dowolnej ilość kwot (rodzaj i kwota) związanych z wybranym zdarzeniem. Opcja pozwala przy wykorzystaniu raportów na swobodne tworzenie przeróżnych zestawień finansowych. Więcej informacji o kwotach znajduje się w dziale: dodatkowa funkcjonalność systemu CRM;
  • produkty - do każdego zdarzenia może zostać podpięta dowolna ilość produktów, co umożliwia generowanie zestawień lub wyszukiwanie zdarzeń dotyczących wybranego produktu. Więcej informacji o produktach znajdziesz w dziale: dodatkowa funkcjonalność systemu CRM;
  • kontakty -system umożliwia określenie osoby lub osób kontaktowych kontrahenta, które uczestniczyły w zdarzeniu. Istnieje także możliwość wprowadzenia informacji o dodatkowych osobach uczestniczących w zdarzeniu, a nie pochodzących od kontrahenta którego dotyczy zdarzenie (osoby trzecie);
  • zasoby w przypadku planowania zdarzenia system pozwala określić jakie zasoby firmy będą potrzebne do przeprowadzenia np. spotkania (salka, rzutnik itp). System jednocześnie dokonuje rezerwacji sprzętu uniemożliwiając innym osobom zajęcie na ten czas zasobu. Więcej informacji o zasobach znajduje się w dziale: dodatkowa funkcjonalność systemu CRM.

Zarządzanie wątkami i planowanie zdarzeń w systemie


Podczas dodawania zdarzenia użytkownik określa czy ma ono zostać podpięte do już istniejącego wątku, czy też ma rozpoczyna wątek.

System na bieżąco informuje użytkownika o zdarzeniach przez niego zaplanowanych, zadaniach zleconych przez innych użytkowników oraz pozwala na kontrolę zdarzeń przekazanych innym użytkownikom.